Assinatura de email

Uma assinatura de email funciona como um cartão de visita de quem envia o email e como forma de encerramento do mesmo.

Na sua assinatura deve colocar o seu nome e apelido, podendo acrescentar a sua empresa e cargo desempenhado. Pode ser acrescentado outras formas de contacto como o número de telefone e/ou emails alternativos. Porém, esta assinatura de email deve ser adaptada a situação em questão, devendo ser contextualizada tendo em conta o destinatário do email. Como parece óbvio, será mais importante identificar-se com o seu cargo empresarial quando contacta com alguém dentro do seu contexto laboral do que quando envia um email a um familiar ou amigo chegado.

Há alguns informações que deve ter em conta quando decide qual será a sua assinatura ou assinaturas de email.

Evite usar imagens como assinatura de email.

Apesar de muitas vezes esteticamente mais apelativo, as imagens em assinaturas de email podem criar situações desagradáveis, principalmente se a imagem não estiver alojada num servidor próprio. Se esta situação não se comprovar, os outros servidores reservam o direito de retirar a imagem, independentemente da nossa necessidade dela. Dando um exemplo pessoal, o meu irmão tinha uma assinatura de email profissional que consistia na imagem de uma retro-escavadora e algum texto. Esta imagem estava alojada num servidor de imagens gratuíto que por um motivo desconhecido a retirou do site. Desta forma tornou inviável a assinatura de email de todos os emails enviados até então! – e mesmo que a partir desse momento modificasse o código do email para uma nova imagem, esta alteração não ia surtir efeito nos emails já enviados.

Não utilize fontes diferentes no texto da assinatura de email

A exibição de um texto com uma determinada fonte depende da existência da mesma no sistema do indivíduo que recebe o email. Se utilizar uma fonte que não seja universal, esta situação pode causar incorrecta exibição da assinatura de email.

Não utilize muitas linhas de texto e use delimitadores

A sua assinatura de email deverá começar por pelo carácter “-“ seguido de um parágrafo. Deverão seguir no máximo 4 a 5 linhas de texto, que poderão utilizar os carácteres “|” e “/” como delimitadores.

Utilize os Social Media na sua assinatura de email

Pode acrescentar um link para a sua conta de facebook pessoal ou empresarial; para a sua página do LinkedIn ou Google+. Poderá também adicionar outras formas de contacto como o Skype e o Gtalk, sendo estes serviços nos quais você pode aceitar ou impedir solicitações de contacto.

Não misture muitos tipos de formatos de texto à sua assinatura

Adicione cores diferentes ou o formato negrito ou mesmo itálico, mas não misture – se assim o fizer criará poluição na sua assinatura de email e ficará ilegível ao invés de se destacar.

Um exemplo de um modelo que poderá usar para a sua assinatura de email poderá ser o seguinte:

–
Nome e Apelido (pode ficar em negrito)
Cargo/formação | Local de trabalho/Empresa
Telefone: XX XXXXXXX | Telemóvel: XX XXX XX XX
email: nome@dominio.com
Skype: contactoskype

Assim ficaria algo do género:

–
António Costa
Médico Medicina Desportiva | Centro Desportivo de Viana
Tel: (+351)213458989 | Tlm: (+351)963458989
email: nome@cdv.com
Skype: antoniocostacdv